前兩周因私務回台灣,撥出時間與台灣幾家中小企業主見面,談話重點都聚焦在中小企業的專案管理,這些老闆們都認為公司規模小,資金轉換快速,人員少,且一個員工往往要負責許多工作,哪有專案經理人來負責專案?但我反問這些中小企業主,公司運作業務中,有沒有目標設定?有沒有資源限制?有沒有時間限制?有沒有品質管控?有沒有一次性的工作?若有,就是專案。只是專案規模與大企業的專案規劃不一樣,而且專案團隊建立、資金調配、時間管理等,也有些差異,但是大體上,與國際專案專理的邏輯是一致的。

台灣經濟規模中,中小企業占了大部分,這些企業的專案有以下特色:專案執行時間通常在三到12個月;經濟規模大概都在10萬到5,000萬元台幣之間;專案成員少,溝通容易且工作在一起;成本控制可以接受人為記帳;工作分工結構(WBS)不超過三級等等。

1.資源分配上:
中小企業的專案經理往往非全職,大部分是部門經理兼職,所以在資源管控上常常給自己負責的專案較多,造成公司其他專案進行的困擾甚至失敗。所以中小企業負責人,要意公司專案資源分配問題,甚至舉行資源分配會議,分配完成後,就是專案到完成可用的資源,較不會有資源搶用問題。與大企業不同的是,千萬不要將專案建立優先順序制度,因為優先等級低的,永遠可能無法完成。

2.人員管理上:
小公司的專案負責人對員工了解更深,溝通協調容易,但因為各種資源較有限,專案進行容易產生困難及頓挫,所以要以各種手段來激勵員工,激發士氣、熱情來帶動專案順利進行。但往往最好的方法,是專案負責人直接跟公司負責人溝通,以獎金或是分紅來激勵,但也要考慮到本來負責部門員工的反應,避免造成「喜新厭舊」的風評。

3.專案執行上:
專案負責人,就是專案的全部,要親自掌握公司所有政策、流程、資訊以及各種活動,往往專案的失敗,就造成公司極大的損失,甚至財務風險。相對的中小企業在選擇專案進行時評估要準確,要有選擇,儘量不要進行風險太高的專案,否則專案失敗,就是公司倒閉之時。

中小企業在財務管控上較容易,且不複雜,但是因專案進行風險較大,所以財務管控反而要更嚴密而且頻繁檢查。甚至直接與老板溝通討論專案執行及財務風險。
(作者是台灣專案管理協會產業策略聯盟主委暨日本連絡處代表 邱伯浩)
文章轉錄自 經濟日報

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